תכנון אירוע, פרטי, עסקי או אחר, כולל בתוכו מגוון רחב של פרטים שעלינו לשים לב אליהם. מדובר על פריטים חיוניים שכל אחד מהם אמור לעזור ולשרת אותנו בשביל לבנות את התמונה השלמה, קרי לארגן אירוע שיענה על הצרכים, הציפיות והדרישות שלנו.
השאיפה שלנו היא לארגן אירוע כפי שאנחנו רוצים ומצפים שיעמוד במטרות שלנו. למשל, אם אנחנו מעוניינים לערוך אירוע עסקי, סביר להניח שנציב בפנינו מספר מטרות שהאירוע אמור למלא, ולשם כך עלינו להקפיד על כל הפרטים, קטנים כגדולים, בשביל שהארגון ייערך כפי שאנחנו רוצים ובסופו של דבר נשיג את המטרות שלנו.
השלב החשוב ביותר במובנים רבים בתהליך, היא השכרת אולם לאירוע. זה נחשב השלב החשוב ביותר מאחר ורק אחרי שאנחנו נמצא את המקום המתאים לעריכת האירוע ונשכור אותו, אז נוכל להתחיל לתכנן ולארגן את שאר הדברים, ולערוך את האירוע בפועל. בלי ששכרנו אולם בכלל או בלי ששכרנו את האולם המתאים לאירוע שלנו, יהיה לנו מאוד קשה להמשיך בתכנון ובארגון וכמובן להוציא אותם לפועל.
איך שוכרים אולם לאירוע בצורה נכונה
טיפ ראשון, לאפיין את הצרכים והיכולות שלנו. כלומר, לדעת כמה מוזמנים אנחנו מתכוונים להזמין לאירוע, מתי אנחנו נרצה לערוך אותו, באיזה קונספט נרצה שהאירוע ייערך ומה זה ידרוש מאיתנו, מה היכולות הכלכליות שלנו ועוד. כל דבר יכול להשפיע בצורה כזו או אחרת על אופי המקום אותו נחפש ונשכור.
טיפ שני, אנחנו צריכים לבחון איפה נמצא המקום. השכרת אולם לאירוע מתייחסת לא רק לאולם עצמו אלא גם לסביבה שלנו, במובן הזה שהוא אמור להיות נגיש וזמין לאורחים, הוא אמור להיות ממוקם באזור מתאים לאופי וסוג האירוע וכן לקהל המוזמן אליו, וכן אנחנו צריכים לוודא שהסביבה שלנו יכולה לספק לנו את כל מה שאנחנו צריכים בשביל לארגן אירוע ברמה גבוהה.
טיפ שלישי, עלינו לבחון מה האולם מספק לנו ומה הצוות שמנהל ועובד בו יכול להציע לנו. הכוונה היא לאמצעים טכנולוגיים וכן לפרטים אחרים שיכולים לעזור לנו לערוך את האירוע כפי שאנחנו רוצים ומצפים. לשם כך, אנחנו צריכים לדעת איזה סוג אירוע ברצוננו לערוך ומה אנחנו צריכים בשביל זה.
טיפ רביעי, חשוב לבחור אולם שיכול לעזור למתג את האירוע. זה נכון וחשוב כשמדובר על אירוע עסקי, שיווקי, אירוע שיש לו חשיבות מסחרית או אחרת. אז מוטב לבחור אולם מוכר וידוע, אולם עם שם טוב.
דרכים להשכרת אולם אירועים
הדרך הטובה ביותר היא לחפש מקומות שונים שיכולים לשרת אותנו, אחרי שערכנו רשימה של מקומות לבקר בכל אחד מהם בשביל להתרשם, ואז להחליט איזה אולם מתאים לנו.
בשלב הזה, יהיה לנו מספיק מידע על האולם ועל העלויות שלו, בשביל לדעת איזה אולם לשכור לטובת האירוע שלנו.
