הטכנולוגיה הייתה כאן כבר שנים אך משהו בקורונה שינה את דרך החשיבה שלנו על עבודה ועל איך שהיא מבוצעת מרחוק. אנשים מבזבזים שעות בכבישים רק כדי לפגוש מישהו, מדברים במשך שעות כדי להתאים את הזמנים של כולם להגיע מנקודה אחת לשנייה ומסתבכים כדי לחתום באופן הכי פשוט על מסמך. יש כל כך הרבה דרכים להקל על העבודה מבחינה דיגיטלית, עד כדי כך שמפליא לחשוב שעסקים עוד לא עושים בכלים אלו שימוש. הכנו עבורך מדריך מקוצר ומועיל במיוחד שיסייע להזניק את העסק שלך.
להיפגש אונליין
נכון שאם היו מספרים לנו לפני כמה שנים שנבצע פגישות עבודה וימי הורים בבית הספר במחשב היינו צוחקים ואולי גם לא מאמינים? ובכן היום מדובר על דבר מקובלת לגמרי, בטח כאשר ישנם אנשים שגרים במרחק האחד מהשני. היום ניתן לקיים פגישות בצורה מועילה ונוחה לכולם בשימוש טכנולוגיות שונות כמו זום, טימס ואף שיחות ועידה טלפוניות. בצורה כזו ניתנת גמישות מלאה עבור הנפגשים, הם יכולים לקיים את הפגישה בכל זמן ומקום בנוחות ואף שוהים בחו"ל יכולים להשתתף בה.
חתימה על מסמכים
בעבר היינו מוציאים שליח כמעט עבור כל מסמך, ואפילו לבנק היו מזמינים אותנו כדי לחתום על מסמכים שהיום ניתן לחתום עליהם באמצעות הטלפון. העולם השתנה, אנחנו יכולים לבצע חתימות מכל מקום ובכל רגע באמצעים דיגיטליים לדוגמה כמו באתר https://www.2sign.co.il המאפשר חתימה דיגיטלית לעסקים מכל הסוגים. במקום לשלוח מכתבים ושליחים, במקום לזמן לקוחות או אנשי עסקים – מבצעים את החתימה אונליין ובמקום ומתייקים אותה.
עריכת קבצים ומשימות יחד
אם בחתימות ומסמכים עסקינן, יש עוד נושא שיכול להקל במיוחד על תהליכי העבודה. האפשרות לערוך מסמכים משותפים בגוגל דוקס מספקת מענה יעיל במיוחד לאנשים שעובדים יחד על אותם המסמכים וזקוקים לתוכנה שתאפשר להם לערוך אותם במשותף. כמו כן, ניתן לערוך כיום יומנים משותפים בהם פגישות זום רשומות, משימות אותן יש לבצע ופרטים נוספים לביצוע במסגרת העבודה.
קבצים מוצפנים להצעות מחיר
אם בעבר לא היינו יכולים לחשוב על העברת מידע רגיל במייל, היום בהחלט ניתן לעשות זאת בקלות באמצעות קבצים מוצפנים. לא כל אחד יוכל לפתוח את המייל, והוא יעשה אך ורק עם סיסמה וגישת הרשאה שתינתן למקבלו. בצורה כזו ניתן לחסוך לא מעט מהטרחה שבפגישות, בוודאי כאשר מדובר על מקומות מרוחקים.
יתרונות השימוש בכלים דיגיטליים
כאשר מדובר על עסק הממוקם במרחק, ישנה חשיבות רבה לאפשרויות הדיגיטליות שהחברה מציעה. אם בעבר הרחוק עסקים במיקומים מרוחקים בארץ, למשל בדרום או בצפון, לא יכלו להרשות לעצמם ליהנות מהתפתחות ברחבי הארץ, כיום אין גבולות כלל בין היישובים והאזורים השונים. עם הכלים הטכנולוגיים שעומדים בפני העסקים, הם יכולים למכור, לשלוח ולבצע עסקאות מרחוק עם עסקים אחרים, עם ספקים ועם לקוחות כאחד.
לסיכום, שימוש בכלים דיגיטליים בסביבת העבודה תטיב עם העסק, תסייע בתדמיתו ותרחיב את אפשרויות המכירה ומתן השירות. היום גם לקוחות וגם נותני שירות מצפים לקבל אופציות דיגיטליות שיורידו מהם מעמסה, עסק שמציע זאת מציב עצמו בקדמת הבמה.
